Weg met lijvige projectplannen

Methodieken als PRINCE2 en PMBok kennen beide lijvige project templates. Bij PRINCE2 zien we dat het template alleen al meer dan 7 pagina’s heeft. Dan te bedenken dat de inhoud nog moet komen.

Wie moet dat allemaal lezen?

Vervolgens is de opdrachtgever de sjaak. Hij of zij betaalt de projectmanager om het plan te schrijven en moet vervolgens een weekend inleveren om het boekwerk te lezen. Begrijp me goed, ik ben de laatste die twijfelt aan het belang van een goed projectplan. Hierin staan immers de afspraken die opdrachtgever en opdrachtnemer met elkaar maken. Maar moet dit dan meteen een juridisch contract zijn, wat dik genoeg is om een raam mee in te gooien? Ik denk het niet.

Geeft een dik plan meer zekerheid?

Overigens kan ik niet voorstellen dat projecten met een -dik- projectplan succesvoller zijn, dan een projecten die dit niet hebben. Er zijn meerdere methodieken beschikbaar om project plannen beknopt te houden. Hierbij kan bijvoorbeeld worden gedacht aan one-page-project-management. Deze methodieken erkennen al de voordelen van beknopte samenvattingen van de afspraken. Een project met heldere afspraken gebaseerd op vertrouwen in plaats van papier.

Wat wel?

In de praktijk valt op dat project plannen van maximaal één A3-vel veel succesvoller zijn. Opdrachtgevers doorzien sneller de verbanden en zijn veel beter in staat mee te denken met de gewenste doelen van het project. Grappig toch, dat minder informatie ervoor zorgt dat opdrachtgevers zich zekerde voelen over de gekozen oplossing. Ze hebben sneller het vertrouwen dat het een bij de organisatie passende oplossing. Gezamenlijk verder bouwen aan de verfijning van het projectplan sluit hier probleemloos op aan. Ik ben een groot voorstander om dikke project plannen te voorkomen, waar bij voorbaat de plannen zodanig in beton zijn gegoten dat er geen ruimte is om binnen het projectteam resultaten te bereiken. Waarin werk pakketten al helemaal zijn beschreven en er is zelfs geen ruimte meer voor “extra”  risico’s.

Probeer met behulp van een overzichtelijk plan en overzichtelijke status rapportages (bijv. met een mindmap) te werken aan het behouden van de commitment.

Oproep

Ik roep opdrachtgevers in Nederland op om meer vertrouwen te hebben in hun projectmanagers en afspraken te maken die het project flexibel houden. Laat de projectmanager en niet te vergeten de projectmedewerkers gezamenlijk zorgen voor het gewenste resultaat!

Goede methoden om een project plannen op een A3 te maken zijn:
– one-page-project-manager
– gebruik van 
FreeMind

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *